LÀM SAO ĐỂ QUẢN LÝ TỐT MỘT NHÀ HÀNG

KIỂM SOÁT DOANH THU
Kiểm soát doanh thu là công tác cực kỳ quan trọng nhằm bảo đảm các khoản thu bán hàng vào đầy đủ .
Các hình thức gian lận và nơi thường xảy ra thất thoát tiền mặt
1. Khách hàng :
- Rời nhà hàng không trả tiền
- Tuyên bố thức ăn không ngon để khỏi thanh toán
- Không thừa nhận số lượng các món ăn và thức uống đã sử dụng
- Dùng tiền giả …
2. Nhân viên :
Phục vụ:
- Xoá bỏ các món ăn , uống đã phục vụ trong hóa đơn
- Dùng lại hóa đơn đã thanh toán
- Sử dụng hóa đơn giả
- Tính tiền thức ăn , uống nhiều hơn thực tế
- Cố ý cộng sai tiền trên hóa đơn
- Thay đổi thức ăn uống giá rẻ hơn phần khách đã đặt nhưng tính tiền cao
- Thối tiền ít hơn hoặc cố tình qun thối cho khách
- Cộng sai hóa đơn
- Quên ghi món ăn bổ sung
- Ghi sai giá
- Tính tiền thừa cho khách nhiều hơn
Thu ngân :
- Hủy bỏ hóa đơn để không nộp tiền
- Sửa đổi hóa đơn sau khi đã nhận tiền
- Sửa đổi chương trình máy tính để che dấu doanh thu và thu lợi riêng
- Thối tiền thiếu cho khách
- Cố tình cộng sai hóa đơn
- Chuyển hóa đơn tiêu thụ thành hóa đơn phục vụ không tình tiền đối với khách đặc biệt (FOC)

HỆ THỐNG KIỂM SOÁT DOANH THU
Cash Register – Két thâu ngân có trang bị chương trình vi tính

KIỂM SOÁT QUY TRÌNH
Việc kinh doanh nhà hàng được diễn ra theo quy trình sau :
Mua hàng – Nhận hàng – Tồn kho – Xuất hàng –
Chế biến – Phục vụ khách – Đánh giá , phân tích doanh thu
1. Mua hàng :
- Chọn lựa nơi cung cấp , ký hợp đồng mua hàng theo tiêu chuẩn đã định
- Bảo đảm nguồn hàng cung ứng thường xuyên và ổn định
- Theo dõi thị trường để so sánh chất lượng và giá cả hàng đang mua
- Quan tâm đến sản phẩm mới và xu hướng tiêu thụ của thị trường

Tiêu chuẩn đặt mua hàng hiệu quả :
- Mua đúng hàng cần , có tiêu chuan chất lượng được đề ra rõ ràng , cụ thể
- Mua hàng có chất lượng tốt , không mua hàng phẩm chất thấp dù giá rẻ
- Mua với giá phù hợp nhất , mua đúng giá với đúng mặt hàng can thiết
- Mua đúng thời điểm can , không quá sớm làm tăng tồn kho ; hoặc quá muộn không đủ hàng để bán ra
- Mua đúng người bán có uy tín , có hàng tốt , cung cấp ổn định và giá cả phù hợp
Tiêu chuẩn người cung hàng đáng tin cậy :
- Có vị trí thuận lợi gần nhà hàng để giảm chi phí vận chuyển và hao hụt
- Có phương tiện kỹ thuật chế biến bảo đảm chất lượng vệ sinh an toàn thực phẩm
- Có đủ điều kiện tài chính và có uy tín trong việc thanh toán các hợp đồng
- Giá bán phù hợp với chất lượng sản phẩm
- Có tinh thần cộng tác tích cực và lâu dài
Các phương thức mua hàng :
- Chỉ mua hàng khi thấy can đối với các mặt hàng luôn có sẵn ngoài chợ
- Lập danh sách mua hàng chợ mỗi ngày , đối với hàng luôn có sẵn
- Lập danh sách hàng và giá mua hàng tuần hoặc nữa tháng một lần .
- Đặt mua hàng trước ngoài chợ và nhập kho khi cần hàng .
- Mua sĩ từ người cung cấp theo hợp đồng ký định kỳ
Các loại hợp đồng
- Hợp đồng có thời hạn : bảo đảm cung cấp đủ mặt hàng , đúnh chất lượng và giá cả ổn định trong moat thời gian thoả thuận
- Hợp đồng khối lượng : bảo đảm cung cấp các mặt hàng theo khối lượng nhất định được thỏa thuận theo định kỳ (ngày , tuần , tháng ) không kể kinh doanh nhiều hay ít
Các chứng từ sử dụng trong việc mua hàng :
- Phiếu đặt hàng ( order form )
- Tiêu chuẩn hàng can mua
- Phiếu yêu cầu giao hàng
- Thẻ ghi hàng
- Vận đơn
- Nhật ký chứng từ mua hàng

NHẬN HÀNG

Sáu bước thực hiện khi nhận hàng :
1. kiểm tra số lượng hàng đưa đến bằng cách đối chiếu với phiếu yêu cầu giao hàng để bảo đảm hàng mua đúng chủng loại yêu cầu .
2. Kiểm tra tiêu chuẩn đúng yêu cầu đặt hàng
3. Kiểm tra vận đơn để đảm bảo giá mua đúng theo hợp đồng đã ký
4. ký nhận vào phiếu giao hàng của người bán . Từ lúc này hàng chính thức được quản lý bởi người mua .
5. Nhập kho cành nhanh càng tốt để tránh that thoát và hư hỏng .
6. Ghi nhận vào nhật ký mua hàng .

Những việc lưu ý khi nhập kho :
1. Những loại thực phẩm dễ hỏng như trứng , sữa , cream can chuyển thẳng vào nơi sử dụng và hạch toán trực tiếp trong ngày .
2. Những lại hàng hóa khác nhập vào kho được ghi vào sổ sách tồn khocủa nhà hàng . Tổng số hàng chuyển trực tiếp đến nơi sử dụng và hàng nhập kho phải bằng tổng số hàng ghi trên vận đơn giao hàng .
3. Các nguyên liệu là thịt cá phải được gắn tag ( tên sản phẩm) trên đó ghi rõ : loại – trọng lượng – giá và ngày nhập kho. Thủ tục này tạo sự dễ dàng cho việc kiểm kê , xuất ra chế biến và hạch toán sau này .
4. Hàng nhập kho phải được sắp xếp khoa học , ở nơi thông gió và vệ sinh để tránh mất phẩm chất và thất thoát . Nguyên tắc FIFO bắt buộc phải tuân thủ .
5. Bảo đảm nhiệt độ trong kho được duy trì phù hợp cho từng loại hàng :
- Phòng trử đông (freezer) : 0oC – 18 oC cho các loại thịt cá
- Phòng lạnh (cool room) : 0oC – 4oC cho các loại thực phẩm mau hỏng
: 4oC – 10oC cho các loại rau quả
- Kho đồ khô ( dry store ) : 15oC – 20oc cho đường và gia vị

TỒN KHO
Phải đạt được những yêu cầu :
• Cất trử đúng quy cách
• Từng mặt hàng được phân biệt rõ ràng theo cách xếp đặt và cách ghi nhận
• Có sổ sách và biểu mẫu theo dõi chính xác hàng tồn kho
• Có sổ sách và biểu mẫu theo dõi chính xác hàng xuất kho
• Có kế hoạch và hệ thống tái nhập kho cho từng mặt hàng theo yêu cầu tiêu thụ
Phải thực hiện :
- Bảng hướng dẫn tồn kho từng mặt hàng theo nhiệt độ , mùi vị , hàng ướt hoặc khô
- Thẻ kho : ghi số lượng xuất nhập tồn , mức tồn kho tối đa và tối thiểu của từng mặt hàng trong kho
- Phiếu yêu cầu xuất hàng

PHIẾU YÊU CẦU XUẤT HÀNG NỘI BỘ

1. Người có trách nhiệm của bộ phận sử dụng ghi đầy đủ chi tiết : loại hàng , số lượng , đơn vị tính , đơn giá và nơi nhận .
2. Phiếu này bởi người có trách nhiệm yêu cầu và người phụ trách xuất kho . Sau đó chuyển ngay từ kho đến nơi nhận .
3. Đến cuối ngày , hàng tồn kho thực tế phải được cập nhật hóa căn cứ vào các phiếu yêu cầu xuất trong ngày

CHẾ BIẾN

• Hao hụt : mất trọng lượng của nguyên liệu trong khi chế biến do : cắt gọt – bốc hơi – mất nước – lọc xương …
• Hư hỏng : mất nguyên liệu do nấu nướng hoặc do tồn kho không đúnh quy định
• Báo cáo hư hỏng trong bếp do bếp trưởng thực hiện ghi nhận mặt hàng , trọng lượng , đơn giá và trị giá hàng hư hỏng : Nguyên liệu mất phẩm chất , món ăn quá lửa , thức ăn rơi vãi , nguyên liệu tồn kho quá hạn sử dụng , tử lạnh hỏng , nấu thừa ,. món ăn khách trả vì kém chất lượng hoặc không đúng món khách yêu cầu .

KIỂM KÊ & KIỂM SOÁT KHO

CHI PHÍ & LỢI NHUẬN

Thành phần cơ bản của chi phí và lợi nhuận :
1/ Doanh thu : là toàn bộ số tiền thu được từ hoạt động ăn uống trong kỳ
2/ Tiền vốn nguyên liệu : là giá trị nguyên vật liệu đã dùng để chế biến thức ăn , uống bán ra trong kỳ ( Chú ý : phần thức ăn của nhân viên và thức ăn tiếp khách được tính vào chi phí , không tính vào tiền vố nguyên liệu )
3/ Lãi gộp : là số tiền còn lại của doanh thu , sau khi trừ tiền vốn nguyên vật liệu . Lãi gộp còn chứa đựng tiền công lao động , chi phí , và thực lãi .
4/ Tiền công lao động : gồm tiền long nhân viên bếp và bàn tham gia hoạt động trong kỳ , kể cả phụ cấp và tiền thuế thu nhập có liên quan ( chú ý : tiền trả bảo hiểm hặoc bồi thường cho lao động được tính vào chi phí , không tính vào tiền công lao động )
5/ Lãi kinh doanh : là số tiền còn lại của doanh thus au khi trừ tiền vốn nguyên lie76u và tiền công lao động . lãi kinh doanh còn bao gồm chi phí và thực lãi .
6/ Chi phí : là toàn bộ chi phí tính bằng tiền phát sinh trong quá trình chế biến phục vụ ăn uống gồm có ; tiền thuê mặt bằng , bảo hiểm , nhiên liệu , điện nước , điện thoại , khấu hao tài sản , vệ sinh , quảng cáo , hoa hồng , thuế …
7/ Thực lãi : là lợi nhuận cuối cùng cỏn lại sau khi trừ toàn bộ phí tổn có liên quan được trừ từ doanh thu .

Quy trình chế biến thực phẩm :
1/ Thực đơn : là thành phần then chốt của hoạt động nhà hàng , cần được xây dựng trước những công đoạn còn lại . Việc xây dựng thực đơn của một nhà hàng cần được nghiên cứu về những ảnh hưởng và tác động trực tiếp như : đối tượng khách hàng , loại hình phục vụ , phương tiện vật chất , trang thiết bị , mặt bằng sẵn có , trình độ nhân viên , điều kiện nguyên liệu , xu hướng tiêu thụ và nhiều yếu tố khác
2/ Công thức chế biến tiêu chuẩn : là những công thức liệt kê toàn bộ những nguyên liệu , gia vị cần thiết và phương pháp để nấu ra sản phẩm có chất lượng tiêu chuẩn
3/ Danh sách nguyên liệu : là danh sách liệt kê toàn bộ nguyên liệu và gia vị cần thiết để chế biến các món ăn trên thực đơn .
4/ Tiêu chuẩn nguyên liệu : được thiết lập để bảo đảm chất lượng món ăn nấu ra đạt tiêu chuẩn mong muốn ; đồng thời tạo điều kiện để đặt mua hàng chính xác .
5/ Đặt hàng / Mua hàng : yêu cầu người cung cấp giao hàng theo tiêu chuẩn nguyên liệu , khối lượng và thời gian mong muốn .
6/ Nhận hàng : là công đoạn kiểm tra hàng bên bán giao để chấp nhận nhập kho .
7/ Cất trử / Tồn kho : hàng mua về phải được cất trử ngay vào kho hoặc nơi sử dụng phù hợp
8/ Xuất hàng : hàng xuất phải dựa vào yêu cầu được duyệt cho các bộ phận .
9/ Chế biến : Sử dụng các nguyên vật liệu để chế biến thành các món ăn trong thực đơn .
10/ Đánh giá : cần cân nhắc 2 nội dung :
• Những món ăn nào trên thực đơn được ưa chuộng và tiêu thụ nhiều
• Việc tổ chức mua , chế biến và tiêu thụ những món ăn trên thực đơn hiệu quả đến mức nào .

Kiểm soát quy trình
• Lập thực đơn :
- Thực đơn tiêu chuẩn
- Danh sách giá
- Phân tích doanh thu
- Thu hoạch mẫu
• Mua hàng :
- Tiêu chuẩn hàng mua
- Chào giá của bean bán
- Sổ đặt hàng
- Yêu cầu mua hàng đặc biệt
• Nhận hàng :
- Phiếu đặt mua
- Phiếu điều chình hàng thực nhập
- Vận đơn
- Sổ nhận hàng
• Kho :
- Thẻ hàng
- Thẻ kho
- Phiếu yêu cầu xuất kho
- Phiếu kiểm kê kho
• Chế biến :
- Thẻ ghi công thức món ăn
- Sổ ghi hàng hao hụt , hư hỏng
• Phục vụ :
- Sổ ghi món ăn khách đặt
• Bán hàng :
- Hoá đơn
• Báo cáo :
- Báo cáo doanh thu
- Báo cáo chi phí & lãi

CÔNG THỨC CHẾ BIẾN TIÊU CHUẨN