NHỮNG NGUYÊN TẮC VÀ CHÚ Ý CẦN THIẾT ĐỂ ÁP DỤNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ NHÀ HÀNG
1. Bộ phận ghi order khi ghi order phải biết cân nhắc và giới thiệu cho khách món, số lượng và kích cỡ phù hợp.
2. Người thu ngân phải nhập liệu chính xác, nếu thấy order sai với trong hệ thống chương trình cần phải kiểm tra lại ngay.
3. Thu ngân phải thật sự rất hạn chế sử dụng mã hàng bán mở (!LT) nếu có kế toán có thể yêu cầu kế toán tạo mã và giá để bán mặt hàng mới
4. Hạn chế tối đa những hàng sửa giá bán, nên để bộ phận kế toán quy định giá bán và nếu có thay đổi thì kế toán sẽ phải chịu trách nhiệm cập nhật thay đổi đó.
5. Kế toán khi cài đặt giá phải cài đặt giá đầy đủ ở các khu để thu ngân có thể bán được hàng ở các khu tương ứng.
6. Kiểm tra chính xác giá trong máy và giá trong menu đem ra cho khách. Tránh tình trạng không trùng khớp dẫn đến khách thắc mắc và không hài lòng.
7. Bộ phận bếp không tùy tiện thay đổi định lượng chế biến. Nếu thay đổi quản lý phải phạt
8. Khi trả hàng cũng cần phải xem xét là trả hàng nhập lại được kho hay không hay không nhập lại được kho.
9. Khi có mặt hàng mới bếp phải thông báo với kế toán và quản lý để thống nhất về công thức chế biến, giá bán hàng, chất lượng hàng trước khi bán cho khách.
10. Khi có sự thay đổi về giá hàng bộ phận kế toán phải thực hiện thay đổi trên menu để bộ phận phục vụ khi đưa ra cho khách khách không thắc mắc về sự thay đổi. Đồng thời kế toán cũng phải thông báo cho thu ngân biết về sự thay đổi này.
11. Nếu có sự thay đổi về công thức chế biến thì quản lý phải thông qua và thông báo cho kế toán biết về sự thay đổi công thức chế biến để cập nhật vào trong máy.
12. Công thức chế biến không được thay đổi thường xuyên.
13. Quản lý phải nghiêm khắc đối với các vi phạm của bộ phận thu ngân, bếp và phục vụ. Tránh để tình trạng sai kéo dài gây khó sửa và khó quản lý
14. Các thông tin và số liệu kho phải đầy đủ và đều được nhập vào trong máy. Bao gồm số tồn đầu, giá trị. Các giá trị này rất cần thiết vì máy tính sẽ sử dụng những thông tin này để làm số liệu đầu vào cho quá trình trừ kho tự động.
15. Các phần nhập xuất đều thực hiện nhập đầy đủ vào trong máy để có đầy đủ dữ liệu kho
16. Các phần thu chi cũng thực hiện nhập đầy đủ vào trong máy để có đầy đủ dữ liệu về các khoản thu và chi phí
17. Khi các số liệu thực tế không khớp với trong máy cần kiểm tra xem có thiếu sót ở đâu hay không. Do người nhập vào máy hay là ngoài thực tế làm sai. Dùng các phiếu điều chỉnh tồn kho hay công nợ để điều chỉnh lại những số bị sai lệch và ghi rõ lý do sai lệch trong phiếu điều chỉnh.
18. Các trường hợp bán thành phẩm có thể coi như một mã nguyên vật liệu và dùng phiếu điều chỉnh để có phát sinh nhập và xuất (ví dụ như: Lợn mán nguyên con sau khi thịt ra thành thịt). Cách ghi là ghi giảm cho mặt hàng xuất đi chế biến, và ghi tăng đối với hàng bán thành phẩm. Trong phần này có cả đơn giá thì chú ý tính toán đơn giá cho bán thành phẩm được làm ra để có thể tính vào giá thành sản phẩm.
19. Hàng bán có thể lập công thức dựa trên bán thành phẩm (ví dụ: Thịt lợn xào thì lập công thức dùng nguyên vật liệu là số lượng kg thịt lợn nguyên liệu không cần quy về lợn nguyên con)
20. Để biết được số lượng bán thành phẩm tạo ra được bộ phận chế biến ra bán thành phẩm phải ghi vào sổ theo dõi kho về số lượng nguyên liệu xuất ra để làm và ghi cả số lượng bán thành phẩm tạo ra và thông báo bộ phận kế toán để cập nhật nghiệp vụ này.
21. Với trường hợp khi có khách đặt tiệc có thực đơn và số tiền sẵn cho một phần kế toán và thu ngân kết hợp làm như sau:
· Kế toán lập mã hàng: Bàn tiệc hoặc phần ăn hoặc suất ăn, cho phép sửa giá với mặt hàng này. Cài đặt một mức giá tượng trưng cho khu cần bán để thu ngân nhìn thấy mặt hàng này và sẽ sửa giá cho phù hợp khi tính tiền.
· Không cài công thức chế biến cho mặt hàng này
· Bộ phận thu ngân sẽ tính tiền cho khách theo mã hàng này và tính ra số lượng khách sử dụng.
· Về phần trừ kho kế toán yêu cầu bộ phận kho khi làm tiệc định sẵn số lượng cần sử dụng và viết phiếu xuất sử dụng và đưa quản lý phê duyệt. Sau đó kế toán sẽ làm phiếu xuất sử dụng tất cả nguyên vật liệu hoặc hàng bán dùng cho tiệc này.
· Mỗi tiệc nên ghi riêng từng phiếu không nên gộp chung vào cùng một phiếu để dễ tính chi phí cho từng tiệc.
22. Với trường hợp bán hàng theo dạng suất ăn và khách tự lựa chọn món trong danh sách hàng cho phép (ví dụ: suất uống là 10.000 khách có thể tự chọn một trong các món thức uống như: bia, nước ngọt lon, café,…) kế toán và thu ngân thực hiện như sau:
· Kế toán lập mã hàng: Suất uống hoặc phần uống. Đặt giá theo giá quy định, nếu linh động có thể cho phép sửa giá.
· Cài thêm các mã hàng phụ: Ví dụ với trường hợp trên sẽ cài thêm các mã phụ như: MaphuBia (khác với mã Bia đang có), MaphuNNL (khác với mã nước ngọt lon đang có),… Sau đó cài giá bán bằng 0 cho các mã này.
· Cài công thức chế biến cho các mã phụ: Các mã phụ cũng sẽ cài công thức chế biến như: 1 chai MaPhuBia = 1 chai Bia, tương tự đối với các mặt hàng mã phụ khác. Như vậy khi bán hàng vửa có thể thống kê các món vừa vẫn có thể trừ kho tự động theo công thức.
· Các trường hợp tương tự có thể quy về cách này để làm
23. Đối với hàng nhập cần quan tâm và chú ý đến những thông tin như:
· Số phiếu chứng từ bên ngoài cần phải gõ vào chương trình để đối ứng
· Tên nhà cung cấp
· Nhập vào kho nào?
· Thời điểm nào? Cần cẩn thận và chú ý thời điểm nhập hàng để khớp với thời điểm có hàng trong kho để bán hàng
· Đơn vị tính nhập hàng, đơn vị tính tồn kho, và quy đổi các đơn vị tính ở các cột số lượng 1(số lượng theo đvt nhập hàng) và số lượng 2 (số lượng theo đvt cơ bản của hàng). Ví dụ: 1 két ken = 24 chai hoặc 2 kg Cam = 7 quả.
· Đơn giá nhập hàng hoặc giá trị hàng nhập từng mặt hàng
· Mã hàng nhập cần phải thống nhất giữa các kế toán trong cùng bộ phận để tránh tình trạng cùng một tên có nhiều mã
· Công thức chế biến cũng phải sử dụng đúng mã hàng nhập để kho trừ tự động được chính xác
24. Khi xuất chuyển kho cần xuất chuyển đúng thời điểm để không bị thiếu hàng hoặc hàng không đủ để trừ.
25. Các trường hợp thấy không rõ ràng cần hỏi lại ngay để nhập liệu cho chính xác (bao gồm cả thu ngân và kế toán)
26. Ngoài ra nếu có các trường hợp đặc biệt phát sinh nằm ngoài hướng dẫn cần liên hệ công ty phần mềm để có hướng dẫn cụ thể.
MỘT SỐ CHÚ Ý ĐỐI VỚI QUẢN LÝ NHÀ HÀNG
1. Thực hiện giao quyền và giám sát cho các trưởng nhóm và bộ phận
2. Tránh chồng chéo và dẫm chân lên nhau trong công việc
3. Phân cấp rõ ràng, tránh dẫm lên nhau trong việc giao việc dẫn đến không biết nghe ai
4. Giao việc phải có thời gian hạn mức và phải có người chịu trách nhiệm chính
5. Thực hiện nguyên tắc truy cứu trách nhiệm cho các trưởng nhóm, trưởng bộ phận khi có sai sót
6. Lắng nghe những góp ý và phản hồi của cấp dưới. Tôn trọng cấp dưới
7. Kiên quyết yêu cầu các bộ phận tuân thủ đúng quy trình
8. Đối với các thông tin
NHỮNG VIỆC CẦN LÀM ĐỂ ĐƯA HỆ THỐNG VÀO VẬN HÀNH
1. Lập danh sách menu rõ ràng và giá bán hàng cho từng khu, từng loại (ví dụ như đĩa lớn, đĩa nhỏ)
2. Chuẩn bị danh sách công thức chế biến đầy đủ dựa trên menu
3. Kiểm kê kho và lập danh sách chi tiết các hàng tồn kho ở tất cả các kho
4. Kiểm kê các tài sản và vật dụng ở tất cả các bộ phận và kho
5. Lập danh sách nguyên vật liệu, và bán thành phẩm sử dụng để nhập vào danh sách nguyên vật liệu
6. Thu thập đầy đủ thông tin công nợ nhà cung cấp và danh sách nhà cung cấp
7. Lập danh sách số bàn và chia khu cho bàn
Tiêu đề: NHỮNG NGUYÊN TẮC VÀ CHÚ Ý CẦN THIẾT ĐỂ ÁP DỤNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ NHÀ HÀNG 
6th November 2010, 8:50 pm
