CÁC BAN VÀ CÁC CUỘC HỌP TRONG KHÁCH SẠN

Nếu khách sạn muốn hoạt động trôi chảy thì việc phối hợp chặt chẽ các hoạt động và việc truyền đạt thông tin giữa các bộ phận với nhau là cần thiết. Để thực hiện vấn đề này, các cuộc họp ở khách sạn đã hoạt động với một thành phần khá phức tạp.

Y như sơ đồ tổ chức của khách sạn, thành phần các ban và các cuộc họp làm cho cơ cấu tổ chức của khách sạn trở thành quan trọng. Tổng Giám đốc khách sạn là người đứng ra tổ chức các ban và các cuộc họp này. Trách nhiệm của mỗi ban được ghi ra rõ ràng (đôi lúc rất chi tiết), chương trình các cuộc họp theo định kỳ phải được thông báo trước. Trong cuộc họp phải lập biên bản, sau đó phải đánh máy biên bản này để gửi cho những người tham dự cuộc họp, cho các lãnh đạo cấp cao hơn và cả cho Tổng Giám đốc. Cơ cấu tổ chức của các ban và các cuộc họp này rất đặc biệt. Thực tế đó là một trong những phần của cơ cấu tổ chức chính thức và xuyên suốt của khách sạn.

Tính đa dạng của các ban và các cuộc họp

Hoạt động và các cuộc họp của các ban rất đa dạng như hoạt động của chính bản thân khách sạn vì thường đề cập đến rất nhiều vấn đề trong khách sạn: vấn đề điều hành hàng ngày, vấn đề xảy ra trong từng bộ phận và giữa các bộ phận với nhau: vấn đề tài chính, nhân sự, tiếp thị...

Cấu trúc những cuộc họp tiêu biểu trong những khách sạn lớn.
Cuộc họp Thành phần Số lần Mục đích Thời lượng
Hoạt động thường kỳ Tổng giám đốc (GM), các trưởng bộ phận, giám đốc thường trực, bảo vệ, bếp trưởng 1-5 lần/tuần Công việc trong ngày: báo cáo kết quả của ngày trước 15’-30’
Nhân viên Tổng Giám đốc (GM), các trưởng bộ phận, tất cả các trưởng phân ban (dưới trưởng bộ phận) Hàng tuần Xem lại chất lượng hoạt động trong tuần qua, kế hoạch tuần sau và các đề án đặc biệt, đưa ra các khen thưởng cho những hoạt động có chất lượng 1-2 giờ
Ủy ban điều hành Tổng giám đốc (GM), các trưởng bộ phận 1-4 lần/tháng Xem lại chất lượng hoạt động, chính sách và hình thức chiến lược 1-2 giờ
Tiếp thị và dự đoán số lượng phòng bán Giám đốc thường trực, bộ phận tiền sảnh, kinh doanh, tổ đặt phòng 1-4 lần/tháng Xem lại các yêu cầu về phòng cho quý tới. Xây dựng các chiến lược giá phòng trung bình và chiến lược tăng số lượng phòng cho khách đặt 1-2 giờ
Thuộc phạm vi bộ phận Yêu cầu phải có Tổng Giám đốc (GM), trưởng bộ phận và tất cả các trưởng phân ban, các quản lý và giám sát viên 1-2 lần/tháng Xem lại các vấn đề nổi cộm trong phạm vi bộ phận 1 giờ
Thuộc phạm vi phân ban Yêu cầu có Tổng Giám đốc (GM), trưởng phân ban, tất cả thành viên trong bộ phận quản lý phân ban và nhân viên Hàng tháng Rà lại các mặt hoạt động thuộc phạm vi phân ban 1 giờ
Tín dụng Tổng Giám đốc (GM), kiểm soát viên tài chính, bộ phận kinh doanh, tiền sảnh, tổ đặt phòng, bộ phận tiếp phẩm và Giám đốc khâu tín dụng Hàng tháng 1 lần Đánh giá lại các tài khoản có thể thu lại được 1 giờ
An toàn Nhân sự nhà hàng & quầy rượu, bộ phận phòng và kỹ thuật Hàng tháng 1 lần Đánh giá lại chương trình an toàn lao động và ghi nhận các ý kiến, báo cáo trong tháng 1 giờ
Tiết kiệm năng lượng Trưởng kỹ thuật, Giám đốc thường trực, nhà hàng & quầy rượu, bộ phận phòng và kỹ thuật Hàng tháng 1 lần Kiểm tra chi phí năng lượng tiêu hao 1 giờ
Nhân viên xuất sắc Tất cả ban quản lý và nhân viên cấp giám sát 2 năm 1 lần Ghi lại chất lượng hoạt động của khách sạn, khen thưởng, bắt đầu chương trình mới 1 giờ
Họp thường niên Tất cả nhân viên và ban quản lý 1 năm 1 lần Tổng kết hoạt động cuối năm và khen thưởng 1 giờ
Nhân viên bình bầu trong tháng Tổng Giám đốc (GM), và các nhân viên được bình bầu trong tháng Hàng tháng 1 lần Thảo luận và truyền đạt thông tin 1 giờ
Các quản lý cấp phân ban Tổng Giám đốc (GM) và các giám sát viên, quản lý đứng đầu của các phân ban Hàng tháng 1 lần Thảo luận và truyền đạt 1 thông tin 1 giờ


Một trong những phần cần chú ý đầu tiên là số lần và sự khác nhau của những cuộc họp. Chắc chắn sẽ có ý kiến phê bình rằng nếu khách sạn tổ chức hết tất cả các cuộc họp thì sẽ không có thời gian để làm những công việc khác. Chỉ tính đến số lượng trung bình trong những lần họp thì một khách sạn mỗi năm phải tổ chức 249 cuộc họp đề cập đến những vấn đề phối hợp hoạt động giữa các bộ phận. Và Tổng Giám đốc phải tham dự 295 cuộc họp chính thức được sắp xếp. Ở nhiều khách sạn, cũng xảy ra hoàn toàn đúng như vậy.

Jonathan Claiborne ngày nào cũng tổ chức họp để bàn về công việc điều hành trong ngày và là Ủy ban điều hành hoạt động (EOC) chủ tịch của các cuộc họp giao ban hàng tuần, và của Ủy ban điều hành hoạt động (EOC) hàng tháng. Nghe thì đơn giản nhưng nếu bạn thử đếm thì Jonathan phải tham dự đến 336 cuộc họp được sắp xếp trong một năm.

William Scully tuần nào cũng tổ chức 3 cuộc họp vào sáng thứ hai:
1. Để đề cập đến công việc hoạt động hàng tuần,
2. Kiểm tra chi phí,
3. Thảo luận với Ủy ban điều hành hoạt động (EOC) của mình.
Vào ngày thứ ba, ông sẽ họp lại Ủy ban điều hành hoạt động một lần nữa; vào ngày thứ tư, ông là chủ tịch của cuộc họp bàn về dự kiến công suất của khách sạn. Ông bị buộc phải tham gia 260 cuộc họp hàng tuần trong một năm. Và nếu tính cả những cuộc họp hàng tháng, nữa tháng thì mỗi năm William phải tham dự 330 cuộc họp.